Veel organisaties zijn ervan overtuigd dat ze hun PIM-systeem goed meten. Ze sturen op datakwaliteit, volgen hun time to market en kijken naar conversie en klantbeleving. Op papier lijkt dat logisch, en in veel gevallen zijn dit ook de KPI’s die in boardrooms worden besproken. Toch zit daar een fundamentele misvatting onder en die los je alleen op met écht grip op productdata. Veel PIM KPI's zijn gericht op kwantiteit in plaats van kwaliteit, wat leidt tot een misleidend beeld van PIM-succes. De focus moet verschuiven naar KPI's die de impact op omzet, conversie, kostenbesparing en de klantervaring meten. ConnectingTheDots richt zich op het leveren van een systeem dat deze kwalitatieve doelen ondersteunt door middel van accurate en complete productdata, cruciaal voor e-commerce en conformiteit met standaarden zoals GS1 en initiatieven zoals Digital Product Passport. PIM KPI's: Het probleem van een PIM-systeem zit niet in je productdata De meeste discussies over een PIM-systeem beginnen bij data. Is de data compleet, is de structuur goed, zijn de attributen correct ingevuld. Maar dat is zelden waar het probleem echt zit. Het probleem zit in het werk dat nodig is om daar te komen. Leveranciers leveren data aan in verschillende formats, vaak incompleet en zelden consistent. Teams zijn vervolgens uren bezig met het opschonen van die data, het mappen naar het juiste datamodel en het aanvullen van ontbrekende informatie. Daarna volgt nog een fase van controleren, corrigeren en opnieuw publiceren. Wanneer organisaties vervolgens hun KPI’s verbeteren, gebeurt dat vaak doordat er meer tijd en capaciteit in het proces wordt gestopt. Niet doordat het PIM-systeem het werk overneemt, maar doordat mensen het beter organiseren. Dat is geen structurele oplossing, maar het optimaliseren van inefficiëntie. Waarom KPI’s binnen een traditioneel PIM-systeem tekortschieten De manier waarop KPI’s binnen een PIM-systeem worden ingericht, komt voort uit een oud uitgangspunt. Het PIM-systeem wordt gezien als een beheertool waarin data wordt opgeslagen, gecontroleerd en aangepast. Daarom meten organisaties vooral output. Ze kijken naar hoe compleet de data is, hoe snel producten live gaan en hoeveel fouten er worden gevonden. Wat meestal ontbreekt, is inzicht in hoeveel werk er nodig is om dat resultaat te bereiken. En juist daar zit de grootste kostenpost binnen een PIM-systeem. Zolang dat werk blijft bestaan, blijft ook de afhankelijkheid van mensen bestaan. En daarmee de beperkingen in snelheid, schaalbaarheid en kwaliteit. De verschuiving: het PIM-systeem als proces in plaats van als tool De fundamentele verschuiving die momenteel plaatsvindt, is dat een PIM-systeem niet langer wordt gezien als een plek waar data wordt beheerd, maar als een proces waarin data zich continu ontwikkelt en doorstroomt. Productdata komt binnen, wordt gestructureerd, verrijkt en gevalideerd, en stroomt vervolgens door naar alle kanalen waar het nodig is. Niet als een serie losse handmatige stappen, maar als een samenhangend en grotendeels geautomatiseerd proces. Wanneer je een PIM-systeem op deze manier benadert, verandert ook de manier waarop je succes meet. Het gaat niet langer alleen om de kwaliteit van de uitkomst, maar om de mate waarin het proces zelf efficiënt en voorspelbaar verloopt. De belangrijkste KPI’s voor een modern PIM-systeem: 1\. Datakwaliteit binnen een PIM-systeem zonder handmatig werk Datakwaliteit blijft een belangrijke indicator binnen elk PIM-systeem, maar alleen kijken naar volledigheid en consistentie geeft een onvolledig beeld. De cruciale vraag is hoeveel inspanning nodig is om dat niveau te bereiken. Wanneer teams structureel bezig zijn met het corrigeren en aanvullen van data, dan is de kwaliteit het resultaat van inspanning en niet van het PIM-systeem zelf. In dat geval is er geen sprake van een schaalbaar proces. Organisaties die verder kijken, meten daarom ook welk deel van de data automatisch wordt verrijkt en direct bruikbaar is binnen het PIM-systeem. Internationale standaarden zoals GS1 en de branchespecifieke classificaties van ETIM International helpen om die kwaliteit objectief meetbaar te maken. 2\. Time to market binnen een PIM-systeem zonder verborgen vertraging Time to market binnen een PIM-systeem wordt vaak gemeten vanaf het moment dat een product in het systeem staat tot het moment dat het live gaat. Daarmee blijft een belangrijk deel van het proces buiten beeld. De grootste vertraging ontstaat namelijk in de fase waarin ruwe leveranciersdata wordt omgezet naar bruikbare productinformatie. Daar zitten de meeste handmatige stappen en dus ook de meeste vertraging. Door deze fase expliciet mee te nemen in je metingen, krijg je beter inzicht in de werkelijke snelheid van je PIM-systeem. 3\. De hoeveelheid handmatig werk binnen een PIM-systeem Een van de meest onderschatte KPI’s binnen een PIM-systeem is de hoeveelheid handmatig werk per product. Dit heeft directe impact op kosten, snelheid en schaalbaarheid. E