Iedereen die ooit productdata in Excel heeft beheerd, kent het gevoel: de eerste paar bestanden zijn overzichtelijk en werkbaar, maar naarmate het assortiment groeit, leveranciers nieuwe formaten sturen en de webshop meer velden vraagt, ontstaat chaos. Bestanden raken zoek, formules lopen stuk en er sluipen fouten in die direct zichtbaar worden voor jouw klanten. Voor veel middelgrote bedrijven is dit het moment waarop Excel niet langer volstaat. De oplossing? Een PIM-systeem(Product Information Management). Mid-market bedrijven moeten Excel vervangen door een PIM-systeem zoals ConnectingTheDots om groei, efficiëntie en datakwaliteit te waarborgen. Excel is onvoldoende voor het beheer van complexe productdata over meerdere kanalen. Een PIM-oplossing centraliseert, verrijkt en distribueert productinformatie consistent, wat leidt tot verbeterde e-commerce prestaties, minder fouten en een snellere time-to-market. Excel vs PIM midmarket: Excel loopt vast bij groei Excel voelt vertrouwd. Vrijwel iedereen kan ermee werken en in de beginfase lijkt het ideaal: je zet alle productinformatie in tabellen en maakt er exports van voor de webshop of marketplace. Maar na verloop van tijd stapelen de problemen zich op: - Versiebeheer:verschillende afdelingen werken met hun eigen bestanden. Welke is nu de laatste versie? - Foutgevoelig:één verkeerde cel of formule leidt tot verkeerde prijzen of ontbrekende afbeeldingen. - Niet schaalbaar:elke marketplace of webshop vraagt om zijn eigen formaat. Dat betekent eindeloos kopiëren, knippen en plakken. - Traagheid:bestanden worden zo groot dat ze traag openen of zelfs vastlopen. Dit kost niet alleen tijd, maar ook omzet. Want klanten verwachten complete, kloppende productinformatie. Eén fout kan leiden tot frustratie, gemiste orders of onnodige retouren. Het alternatief: een PIM-systeem als centrale bron Een PIM-systeem is ontworpen om productdata centraal te beheren en gestructureerd te verrijken. In plaats van losse Excel-bestanden werk je met één centrale omgeving waarin alle informatie samenkomt: specificaties, omschrijvingen, prijzen, afbeeldingen en classificaties. De kracht van een PIM ligt in: - Consistentie:productdata is overal gelijk, van webshop tot marketplace. - Validatie:het systeem voorkomt dat verkeerde waarden worden ingevoerd. - Schaalbaarheid:nieuwe producten en leveranciers voeg je eenvoudig toe. - Snelheid:nieuwe artikelen staan sneller online, omdat de data direct compleet is. Plan een demo en ontdek hoe een PIM jouw processen kan versnellen. Praktijkvoorbeeld: THEBO Een mooi voorbeeld van een midmarket bedrijf dat deze stap heeft gezet, isTHEBO. Dit familiebedrijf runt meerdere webshops in Nederland en België, waaronder koelingoutlet.be en horecavaatwassershop.nl. Net als veel andere bedrijven startte THEBO met Excel-bestanden om productinformatie te beheren. Leveranciers stuurden data in allerlei formaten, die handmatig werden verwerkt. Dat kostte enorm veel tijd en leverde fouten op in de webshops. Samen met ConnectingTheDots maakte THEBO de overstap naar een PIM-systeem, gecombineerd met de Import & Onboarding. Het Import & Onboarding-domein zorgt ervoor dat alle leveranciersdata, ongeacht formaat of bron, automatisch wordt geconverteerd en klaargezet in het PIM. De resultaten voor THEBO: - Minder handwerk:geen uren meer kwijt aan handmatig kopiëren en corrigeren. - Snellere productlancering:nieuwe producten staan sneller online. - Consistente data:klanten zien in alle webshops dezelfde, betrouwbare informatie. Voor THEBO betekende dit niet alleen een enorme tijdsbesparing, maar ook meer grip op hun groeiende assortiment. Stappenplan: zo maak je de overstap van Excel naar PIM Een migratie naar een PIM-systeem vraagt om voorbereiding. Met dit vijfstappenplan wordt de overgang een stuk overzichtelijker. 1\. Data opschonen Begin met het opruimen van jouw huidige data. Verwijder dubbels, standaardiseer kleuren, maten en valuta, en vul ontbrekende waarden aan. 2\. Data modelleren Bepaal welke attributen essentieel zijn voor jouw producten. Voor kleding gaat het om maat en materiaal, voor horeca-apparatuur om voltage en capaciteit. 3\. Data mappen Koppel jouw Excel-kolommen aan de velden van het PIM-systeem. Voorbeeld: - Excel: “Productnaam” → PIM: “Titel” - Excel: “Omschrijving” → PIM: “Long description” - Excel: “Kleur” → PIM: “Attribuut: kleur” 4\. Testimport uitvoeren Importeer een kleine dataset en check of alles klopt. Corrigeer waar nodig, pas daarna importeert je de volledige dataset. 5\. Opschalen Is de test geslaagd? Dan schaalt je op naar alle producten, leveranciers en kanalen. Tip:werk altijd met CSV-bestanden in plaats van XLSX, splits productgroepen (zoals kleding, apparaten en accessoires) en gebruik URL’s voor afbeeldingen en documenten. De rol van het Import & Onboarding-domein Veel bedrijven zien op tegen de overstap, omdat leveranciers data in allerlei formaten aanleveren. De Import & Onboarding van ConnectingTheDots neemt dit obstakel weg